Mercri d'activer JavaScript Mise en place d'une application centralisée de gestion du personnel

Cas client : WEB RH | Application centralisée de gestion du personnel

Application métier sur mesure dédiée à la gestion du personnel

FCBA

RH & DSI

Talend Data Integration, Interfaces sur mesure, Interconnexion de bases de données, Intégration d'applications




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A propos du client

 

FCBA est l’institut technologique Forêt Cellulose Bois-construction Ameublement. C’est un Centre Technique Industriel (CTI) qui apporte aux entreprises de la filière les moyens et compétences pour améliorer leur compétitivité à travers des technologies et innovations, de la recherche, des formations ou encore par l’élaboration de normes et certifications.

Le FCBA a donc pour mission de promouvoir le progrès technique et de participer à l’amélioration de la qualité dans l’industrie de la forêt, de la pâte à papier, du bois et de l’ameublement.

Structuré autour de laboratoires, d’équipes d’ingénieurs, de techniciens et de chercheurs, FCBA emploie 350 personnes répartis sur 8 implantations en France : Bordeaux, Cestas, Dijon, Grenoble, Limoges, Nantes, Paris et Nancy.

 

 

Rappel du contexte

 

Le client accueille très régulièrement de nouveaux collaborateurs et stagiaires au sein de ses différents sites répartis dans toute la France. L’arrivée et le départ de salariés sont des événements nécessitant l’intervention de plusieurs services : renseignement des informations personnelles et professionnelles, préparation d’un poste informatique et téléphonique, création d’une adresse de messagerie, attribution des droits d’accès aux ressources internes etc…

Pour créer les fiches personnel, FCBA dispose d’un logiciel RH interne qui stocke les informations dans une base de données Oracle. A l’arrivée d’un nouveau collaborateur, le service RH créé le personnel dans le logiciel en remplissant toutes les informations nécessaires telles que le nom et prénom, le poste occupé, le type de contrat, la date d’arrivée de la personne etc… Le logiciel envoi ensuite automatiquement un mail au service informatique pour la création manuelle du nouvel arrivant dans le système informatique (via Active Directory et Exchange)



Enjeux & problématique

 

Dans le cadre de la modernisation de son SI et du passage l’ERP Divalto, FCBA a du refondre certains de ses processus et a notamment souhaité mettre en place une nouvelle base de données unifiée du personnel (sous SQL server).  La problématique était donc la suivante : comment synchroniser la base de données Oracle existante avec la nouvelle base de données de référence ?

Par la même occasion, le client a souhaité revoir son processus de création et de gestion de personnel pour faciliter l’accès des différents services aux informations et automatiser le rôle du service informatique.




La solution métier mise en place

Application métier de gestion du personnel

 

Nous avons mise en place plusieurs interfaces sur mesure afin de proposer un nouveau processus de création du personnel au sein de l’organisation :



ETAPE 1 : Création dans le logiciel RH

Comme dans l’ancien processus, le service RH se connecte à l’application RH existante et enregistre un nouveau salarié, les données sont stockées dans la base de données Oracle.

 

ETAPE 2 : Interconnexion des bases de données

Pour synchroniser les informations entre la base de données Oracle et la nouvelle base de données notre équipe a utilisé l’ETL Talend et plus précisément la solution Talend Data Integration. Nous avons développé plusieurs interfaces de communication entre les deux bases permettant d’alimenter automatiquement la nouvelle base de données.

 

ETAPE 3 : Synchronisation dans WebRH, Active Directory & Exchange

Nous avons entièrement développé la solution Web RH, un intranet sur mesure, pour une meilleure gestion du personnel au sein de l’organisation. Web RH est donc une application uniquement accessible à travers le réseau interne de notre client.Cette application est accessible à tous les services de l’organisation : RH, Informatique, Finance et gestion, Marketing Communication et Services généraux. Chaque service a accès aux fonctionnalités qui lui sont propres et dont il a besoin.

Web RH permet de compléter les informations relatives au personnel et d’alimenter automatiquement la nouvelle base de données. WebRh est interconnectée avec la base de données de référence et met donc à jour automatiquement les informations complétées par les différents services dans celle-ci.

L’application permet également d’automatiser la création des personnels dans le SI de l’entreprise et de mettre en évidence les erreurs entre la base de référence et le reste du SI. Le service informatique a accès à la liste des nouveaux personnels à traiter, il vérifie simplement les informations pré-remplies par l’application à partir des informations des RH et n’a plus qu’à cliquer sur le bouton « créer ».

L’application envoi alors les données à Active Directory (le serveur utilisé pour la création de compte informatique dans l’entreprise) et Exchange (le service de messagerie) : le compte et la messagerie du nouveau personnel sont créés automatiquement. Cette action est possible grâce à des scripts PowerShell que nous avons développé qui communique directement avec Active Directory et Exchange. A la création du personnel par la DSI, le nouveau collaborateur reçoit automatiquement un mail de Bienvenue contenant un livret d’accueil. Toute la procédure manuelle que faisait le service informatique dans l’ancien processus est donc entièrement automatisée.

 

La DSI a également accès à des tableaux de bord qui ont plusieurs objectifs :

  • Différencier les comptes actifs et inactifs
  • Relever les erreurs de correspondance entre les différentes interfaces du SI
  • Obtenir des statistiques sur les mails et les groupes d’utilisateur
  • Mettre en avant les comptes non connectés depuis un certain temps

Un tableau permet également de connaitre l’état de complétion des informations de chaque personnel par l’ensemble des services concernées.

Le service RH a également ses tableaux de bord dédiés et garde ainsi une vue sur les indicateurs clés de son activité : le nombre de départs, d’arrivées, la répartition des âges, des types de contrats etc… Tous les tableaux générés par l’application sont exportables au format Excel.

 

 

Évolutions futures 

 

Nous sommes déjà en train de travailler sur les futures évolutions de l’application WebRH avec notre client. A très court terme il est prévu que le service informatique n’ai plus rien à faire du tout dans le processus de création d’un nouveau personnel. La création du compte Active Directory et Exchange sera 100% automatisée lors de la création du nouveau personnel par le service RH.

 

A plus long terme, il est prévu de permettre un accès à l’application WebRH aux salariés pour qu’ils puissent consulter leurs informations et pour dématérialiser les demandes d’accès à tels ou tels dossiers ou ressources. Les droits d’accès pourront directement être attribués par le manager de son équipe via la plateforme, ce qui évite un processus de demande d’accès aujourd’hui beaucoup plus long.



Les apports de la solution proposée

Centralisation de l’information

L’avantage principal de la solution proposée est la centralisation de la gestion du personnel. Grâce à l’application WebRH, les différents services ont accès à l’ensemble des informations d’un salarié, qui étaient avant réparties sur des interfaces différentes : logiciel RH, Active Directory etc… Les services ont des visions différentes en fonction des droits et peuvent ainsi remplir les informations relatives à leur activité dans une application de référence commune.

 

Gain de temps

Web RH a permis d’automatiser la création d’un nouveau personnel par la DSI qui prenait du temps dans l’ancien processus. La création d’un compte dans Active Directory et Exchange est relativement longue et chronophage, elle a peu de valeur ajoutée pour l’équipe informatique.

 


Une bonne équipe à l'écoute des besoins client. Disponible et efficace sur des sujets divers et varies du système au développement web. Je recommande sans hésitations. Diego Moreno - Administrateur Système & Réseaux FCBA