Mercri d'activer JavaScript Une application métier sur mesure pour la gestion des dossiers clients

Cas client : LBM Contentieux | Création d’une application métier sur mesure

Panorama de la page de connexion à l'application métier sur mesure de gestion de clientèle

LBM Contentieux

Juridique et Finance

Gestion de projet, Développement web sur mesure, Application web de gestion client, Formation




Retour à l'origine du projet...


Nous avons rencontré Stéphane Van Kerckvoorde en 2016, alors qu’il venait d’installer le siège de LBM Contentieux à Bordeaux, un cabinet de recouvrement amiable et judiciaire des impayés. Aujourd’hui, la société couvre le territoire national via un réseau de correspondants à Paris, Lille, Lyon, Strasbourg, Rennes, Nantes, Toulouse, Périgueux, Agen, Nice, Montpellier et Marseille.

LBM Contentieux est un cabinet de recouvrement composé de juristes, de délégués juridiques et d’agents de recouvrement qui représente les particuliers et professionnels lors de contentieux ou de litiges et les accompagne dans l'allègement des démarches administratives et judiciaires. Il traite aussi bien les recouvrements amiables par la médiation, l’enquête de solvabilité ou la visite domiciliaire que les recouvrements judiciaires par la mise en demeure, la titrisation de la créance et le pilotage judiciaire pour toutes les typologies de créances (locatives, commerciales, administratives etc…)

Le cabinet LBM Contentieux propose également son savoir-faire juridique pour la rédaction de documents officiels tels que les conditions générales de vente, les reconnaissances de dettes etc…

 

La problématique et les attentes du client

 

Dès sa création, le fondateur du cabinet a instauré les grandes valeurs de LBM Contentieux à savoir rapidité, efficacité, et intégrité. Il a directement souhaité intégrer un maximum de transparence dans ses processus de travail vis-à-vis de ses clients et cela devait impérativement passer par un suivi lisible de leurs dossiers.

Autre problématique, a la création du cabinet le gérant souhaitait développer son activité dans toutes la France en collaborant avec plusieurs correspondant. Il était ainsi à la recherche d'une solution à la fois collaborative et mobile. LBM Contentieux s’est alors rapproché d’Axysweb pour mettre en place une application métier sur mesure, qui permettrait de structurer la globalité de l’activité et devenir l’outil de travail de référence de l’entreprise.

 

 


La solution métier mise en place


En collaboration avec le cabinet LBM Contentieux, nos équipes ont créé une application métier sur mesure dédiée à la gestion et au suivi des dossiers clients.
Cette solution intègre trois grandes parties

 

La partie métier, dédiée aux équipes de LBM Contentieux

 

Dans cette partie, les collaborateurs du cabinet effectuent toutes les actions liées à gestion de la relation client. Ils créent les nouveaux dossiers clients et suivent leurs états grâce à une vue sur l’ensemble des actions effectuées : appels, envois de mail, paiements reçus etc… Ils peuvent également suivre les paiements effectués pour le recouvrement des créances, générer automatiquement des mails et des courriers papiers officiels tels que les courriers de Mise en demeure à destination des débiteurs.

Les collaborateurs ont accès aux informations sur les dossiers clients en fonction de leurs droits, gérés par l'équipe de Direction qui reste l’administrateur principal. Ainsi, le travail collaboratif est assuré au sein de l’équipe et les dossiers sont facilement répartis en fonction de la zone géographique des correspondants partout en France.

Cette partie métier intègre également des rappels et alertes qui apparaissent sur l'écran d’accueil de l’interface, par exemple ils peuvent indiquer qu’un contrat client arrive à échéance sous peu. Enfin, la solution que nous avons développée propose une partie « Tableau de bord » permettant de suivre la globalité de l’activité de la société, avec notamment l’encours global, l’encours par client, le nombre de dossiers en cours, soldés ou irrecouvrables, le tout filtrable par mois, par an et/ou par client.

Le chef de projet a accompagné le cabinet dans la mise en place de l’application au sein de son organisation, avec une formation des collaborateurs à la prise en main.



Application métier sur mesure pour le secteur du recouvrement amiable et judiciaire : tableau de de bord
Application métier sur mesure pour le secteur du recouvrement amiable et judiciaire : listing des dossiers clients
Application métier sur mesure pour le secteur du recouvrement amiable et judiciaire : synthèse d'une dossier client

L’espace client, dédié aux créanciers

 

Depuis le site vitrine de la société, les clients de LBM Contentieux peuvent se connecter à un espace client dédié. A travers cette interface, ils ont accès à toutes leurs informations et peuvent suivre les démarches en cours en temps réel.

Les clients peuvent aussi transmettre un nouveau dossier, compléter les informations d’un dossier existant, déclarer un paiement reçu, ajouter des documents et contacter leur gestionnaire au sein du cabinet. Ils ont aux aussi accès à des statistiques les concernant.



Connexion à l'espace client depuis une tablette
Suivi du dossier client et des procédures dans l'interface dédiée

L'espace de paiement, réservée aux débiteurs

 

Les débiteurs ont également accès à l'application métier, nous avons développé un espace de paiement en ligne afin de leur permettre de payer les créances et donc d’accélérer les démarches de recouvrement du cabinet. Le processus est simple, ces personnes reçoivent par mail ou courrier leur facture pour paiement ainsi qu’un lien leur permettant d’aller se régulariser directement en ligne depuis la plateforme. Elles sont dirigées vers le portail bancaire de paiement reprenant les informations de la créance et peuvent ainsi payer par carte bancaire de manière totalement sécurisée. Une fois le paiement effectué, le retour de la banque enregistre l’information automatiquement dans le dossier client. Un email récapitulatif est envoyé au débiteur avec un résumé de son paiement et l’état de sa créance.



Espace de paiement sécurisé sur smartphone

Les apports de la solution proposée


Optimisation de la relation client

Grâce à cette solution métier créée sur mesure, LBM Contentieux propose à ses clients une assistance personnalisée et optimisée mais surtout accessibles 24h/24. Elle est devenue la clé de voûte de l’activité du cabinet car elle centralise toutes les informations clients en une plateforme unique, accessible à tous les collaborateurs à différents niveaux.

 

Travail collaboratif et mobilité

Elle permet ainsi le travail collaboratif et à distance pour les correspondants installés dans d’autres villes. Cet outil s’adapte également à tous supports, et est accessible de n’importe ou via une connexion internet elle offre donc une grande mobilité aux collaborateurs qui peuvent consulter leurs dossiers clients en déplacement, en rendez-vous et même depuis chez eux.

 

Gain de temps

En automatisant un certain nombre de tâches telles que l’envoi de mails, la génération de courriers et la possibilité de payer les créances directement en ligne, l’application métier mise en place permet aux équipes LBM Contentieux de gagner un du temps sur les tâches répétitives à faible valeur ajoutée afin de rester centrés sur leur cœur de métier.

 

Une expérience utilisateur simplifiée

Aujourd'hui, il faut moins de 5 minutes aux clients du cabinet pour créer et transmettre leurs impayés :

Icone rouge bordeaux : connexion à l'interface client    1 > Connexion à l’espace client depuis le site web LBM Contentieux.

Icone rouge bordeaux : renseignement des données dans l'interface client    2 > Renseignement des éléments de l’impayé, des informations concernant le débiteur et téléchargement de la facture impayée.

Icone rouge bordeaux : transmission du dossier client à l'application métier   3 > Le dossier est automatiquement transmis au service recouvrement qui entame la procédure le jour même.

Icone rouge bordeaux : suivi du dossier client sur smartphone en temps réel   4 > Suivi du dossier et de l'avancée des procedures en temps réel par le client depuis l’espace dédié.

 

* Cette application métier étant à usages internes et confidentiels, il nous est malheureusement impossible de proposer des captures d'écrans de l’intégralité des fonctionnalités.

 


Une équipe extrêmement compétente et à l'écoute, nous avons eu la chance de bénéficier d'une conception et d'un suivi optimum tout au long du projet. Stephane Van Kerckvoorde, Dirigeant de LBM Contentieux