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Solutions métier : adhésion des équipes et conduite du changement

Réunion de travail en entreprise avec un expert métier, la DSI et l'agence prestataire

Dans le cadre de la transformation digitale, les entreprises sont de plus en plus amenées à intégrer les technologies au sein de leur organisation et leurs activités et cela quelle que soit leur spécialisation. Afin qu’elle permette à l’entreprise de devenir plus performante et compétitive, la digitalisation nécessite d’être réfléchie en amont puis accompagnée durablement. Nouveaux logiciels métier, applications dédiées, interfaces personnalisées, objets connectés… Les solutions digitales mises en place doivent parfaitement s’intégrer aux processus existants, et cela passe en premier lieu par l’adoption de ces nouveaux outils de travail par les collaborateurs.

Alors comment intégrer ses équipes à la conception au déploiement nouvelles solutions digitales ? Comment mobiliser pleinement l’adhésion des collaborateurs  ? Et surtout, comment optimiser l’utilisation de nouveaux outils de travail innovants ?


 

Si un utilisateur ne croit pas au système, il créera un système parallèle. Ni l’un ni l’autre ne fonctionneront correctement.

Loi de Golub n°14 | Observation sur la gestion de projets informatiques

 

Qu’il s’agisse d’un nouveau logiciel, d’une application métier sur mesure, ou d’une solution de tableau de bord, l’intégration d’un nouvel outil métier innovant au sein d’une entreprise nécessite d’être accompagné pour s’inscrire dans la durée et faire évoluer les pratiques existantes. Depuis la création d’Axysweb il y a 10 ans, notre équipe a eu la chance d’accompagner de nombreux projets web au sein d’entreprises de secteurs d’activités  très variés. Dans le cadre de la gestion de ces projets, nous avons  observé certains facteurs clés de réussite pour la mise en place nouvelle d’une nouvelle solution métier...

 

 

Icone noir pourquoi      Justifier le changement : Pourquoi est-il légitime et pertinent ?

 

Commençons par le commencement, la mise en place d’une solution métier doit absolument apparaître légitime et pertinente pour les utilisateurs finaux. Tout projet découle forcement d’une problématique soulevée, d’une complication rencontrée ou d’une perte causée. Pour justifier le changement auprès de ses équipes, la Direction doit exposer ses enjeux en expliquant clairement ce que la nouvelle solution apportera. En quoi elle va répondre à la problématique ? Comment va-t-elle faciliter le travail au quotidien ? Quels sont les gains à moyens et longs termes ? Le changement doit avoir du sens, il est nécessaire qu’il soit d’abord compris, pour être ensuite accepté.

 

 

  Icone noir équipe de travail        Impliquer les acteurs impactés par le projet dès le départ

 

En règle générale la contrainte fonctionne rarement en entreprise et c’est encore plus le cas dans le domaine du digital… Il est nécessaire d’associer les salariés au choix du nouvel outil afin de confronter les avis et solliciter les idées de tous. Pour réussir l’intégration d’une nouvelle solution métier et faire adhérer ses équipes, il est important d’impliquer les acteurs des services impactés bien en amont, dès la phase d’expression des besoins. Les utilisateurs finaux qui seront amenés à se servir de la solution dans leur travail au quotidien ont clairement leurs cartes à jouer lors de cette première étape.

 

 

Icone noir idée       Intégrer les métiers : mobiliser, associer et faire participer

 

La transformation digitale d’une entreprise n’est pas seulement l’enjeu de la DSI, elle doit passer par tous les services de l’entreprise et à tous les niveaux hiérarchiques. Finance, RH, marketing, commercial, logistique, chaque activité à ses codes et ses spécificités. Ainsi lors de la mise en place d’une nouvelle solution, le prestataire en charge du développement doit pouvoir travailler en collaboration avec vos équipes afin de comprendre au mieux les métiers qu’elle va couvrir. Afin que la solution soit la plus adaptée et personnalisée possible, il est nécessaire de bien appréhender le fonctionnement et l’organisation existante au sein du service.

Il est donc important d’intégrer les experts métier de votre entreprise dans le processus de création : chacun doit apporter un peu au projet pour se sentir acteur et pas un simple spectateur qui découvrirait la solution à sa mise en place. Plusieurs solutions pour mobiliser l’adhésion de tous et faire pleinement participer les équipes :

  • Désigner un chef de projet au sein de l’équipe concernée, il aura pour mission de faire le lien entre le projet, ses acteurs et les autres collaborateurs
  • Organiser des réunions en interne pour faire des points sur l’avancée du projet et veiller à ce qu’il soit le plus aux attentes
  • Faire participer des membres de l’équipe aux réunions de travail pour aborder au mieux les besoins techniques et fonctionnels
  • Faire tester chaque « phase » au fur et à mesure de développement par les experts métier, en conditions réelles de travail

Plus les collaborateurs seront impliqués dans le processus décisionnel, plus ils seront en capacité d’adhérer au changement et moins les risques de résistance et d’échec seront élevés.

 

 

Icone noir communiquer        Communiquer tout au long du projet : de la conception au déploiement

 

Communiquer est l’un des facteurs clé de succès principal de la conduite du changement. La communication lors d’un projet de transformation digitale est primordiale, elle doit commencer sur les chapeaux de roues en début de projet, puis se faire de manière régulière et transparente tout au long du projet. Pourquoi ? Premièrement pour informer et pour rassurer les équipes impactées car pour beaucoup, le changement fait peur et car il est perçu comme incertain et risqué. Il est donc nécessaire d’expliquer plusieurs points très clairement :

  • Les différentes étapes du projet
  • Les points de validation
  • Les dates butoirs
  • Les rôles des différents acteurs : l’équipe qui va porter le projet au sein de l’entreprise mais également l’équipe en charge du développement chez le prestataire
  • Les bénéfices attendus

La communication doit impliquer et responsabiliser les collaborateurs afin de participer à à l’appropriation du projet. Elle doit être régulière pour faciliter l’acquisition des nouvelles pratiques.

 

 

Icone noir formation à la prise en main de la solution métier       Accompagner les utilisateurs par la formation

 

Tout changement nécessite un apprentissage permettant de s’approprier les nouvelles manières de travailler, les nouveaux rôles occupés, les nouvelles compétences etc…  La formation de vos équipes est donc un incontournable pour réussir la mise en place de solutions digitales. Elle doit notamment permettre à chacun de prendre ses marques et sa position vis-à-vis de la nouvelle solution.

Pour être efficace, la formation doit être adaptée et personnalisée, elle devra être plus ou moins avancée en fonction des besoins des utilisateurs. Le plus important est d’intégrer l’outil dans un contexte métier, c’est-à-dire l’utiliser dans une situation de travail réelle lors des formations.

En parallèle les collaborateurs devront être accompagnés sur la durée. Cela peut notamment passer par la mise en place d’un centre de ressource (guide d’utilisation détaillé, base documentaire etc…) afin qu’ils reviennent sur un processus ou sur une fonctionnalité à tout moment. Cet accès aura également pour but de compléter et parfaire la formation.

Enfin, la formation est également une condition à l’adhésion des équipes : un collaborateur qui constate que l’entreprise met en œuvre les moyens nécessaires pour l’accompagner dans le changement sera d’autant plus motivé.

 

 

Icone noir echanger       Rester à l’écoute après le déploiement

 

Une fois la solution métier mise en place, il est important d’assurer un suivi en restant à l’écoute des utilisateurs. Ce suivi permettra de mettre en place d’éventuelles mesures correctrices et de préparer les améliorations ultérieures. Il convient ici de donner régulièrement la parole aux équipes pour avoir leurs retours d’expérience lors de réunion ou par le biais de formulaires de satisfaction.

 

La migration d’un logiciel métier à vers de nouvelles interfaces plus modernes est un sujet sensible en entreprise. Pour réussir cette transition digitale, il est impératif de préparer ses équipes en les accompagnant, se tenir à l’organisation définie en amont et surtout migrer les procédures en douceur. Pour limiter les risques, favoriser l’appropriation de l’outil et la cohésion autour du projet il est nécessaire d’impliquer les équipes métier dans le processus de transition dès le début lors de l’expression des besoins.